Contas a Pagar: Como Lançar uma Despesa no Mais PDV

Conta de luz que venceu e ninguém viu. Boleto do fornecedor pago duas vezes. Aluguel que só vem à cabeça quando o proprietário liga. Se isso é familiar, o problema nem sempre é falta de dinheiro. Muitas vezes falta um lugar para as contas a pagar. No Mais PDV, cada despesa da loja vai para o Financeiro, com valor, vencimento e comprovante. Assim você vê o que ainda vai sair e o que já saiu.

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Por que lançar toda despesa (e não só as grandes)

A parte das vendas o sistema já faz sozinho: as vendas do PDV entram no Financeiro como venda recebida (paga). O que falta é o lado que sai. Sem as despesas, você vê só o faturamento e acha que sobrou dinheiro. Com elas, você vê o que ficou de verdade. Se quiser ir além, este guia mostra como calcular o lucro real da sua loja.

As despesas pequenas são as que mais escapam: gás, café, conserto, material de limpeza, frete. Uma por uma parece nada. No fim do mês, somadas, pesam. É um dos erros silenciosos que comem o lucro.

Onde fica o contas a pagar no Mais PDV

No menu, entre em Relatórios › Financeiro. No topo da tela tem dois botões para lançar: Lançamento rápido e Novo Lançamento. Os dois servem para despesa e para receita. A diferença é o nível de detalhe.

Lançamento rápido: para a conta do dia a dia

1. Clique em Lançamento rápido. Abre uma janela só.
2. No tipo, escolha Despesa.
3. Na situação, marque Em aberto se ainda vai pagar, ou Já pago se o dinheiro já saiu.
4. Na descrição, escreva de um jeito que você entenda daqui a três meses: "Conta de luz março", "Boleto fornecedor de bebidas".
5. Informe o valor e o vencimento.
6. Se marcou Já pago, confira a Data do pagamento.
7. Se quiser, vincule a despesa a um fornecedor, funcionário ou cliente. É opcional.
8. Salve.

Novo Lançamento: quando você quer o cadastro completo

O Novo Lançamento é o cadastro em passos. Além do básico, ele tem categoria, observações e anexos. Use quando quiser guardar o comprovante junto da conta: a foto do boleto, a nota do fornecedor, o recibo do conserto. Na hora de uma dúvida, o papel está ali, no próprio lançamento, e não perdido numa gaveta.

A categoria também ajuda muito. Com aluguel, fornecedor, luz e funcionário separados, você bate o olho e sabe para onde o dinheiro está indo.

Data do pagamento: o detalhe que muda o resultado do mês

Quando você marca a conta como Já pago, aparece o campo Data do pagamento. Ele vem copiado do vencimento, mas você pode mudar para qualquer data, inclusive uma data passada.

Isso importa porque os números de "Recebido/Pago no mês" contam pela data do pagamento. Uma conta lançada hoje, mas paga no mês passado, entra no mês passado. É assim que deve ser: o mês mostra o que de fato saiu nele.

Conta em aberto: lance quando chega, marque quando pagar

O melhor momento para lançar é quando o boleto chega, e não quando você paga. Lance como Em aberto, com o vencimento. Quando pagar, marque como paga, com a data do pagamento. Conta lançada é conta que não vence esquecida.

Conta que se repete todo mês, como o aluguel, pode ser lançada como recorrente. Assim você não depende da memória todo mês.

Sangria não é despesa (o erro que mais bagunça o mês)

A situação muda quando o dinheiro da gaveta paga uma conta de verdade. Aí são dois registros, um de cada:

Uma rotina simples para não esquecer conta

O sistema guarda tudo, mas o hábito é seu. Uma rotina que funciona bem em loja pequena:

• Chegou boleto, lançou. Na hora, como Em aberto, com vencimento.
• Uma vez por semana, olhe o que vence nos próximos dias e separe o dinheiro.
• Pagou, marcou. Com a data certa do pagamento.
• Guarde o comprovante como anexo no próprio lançamento.
• No fim do mês, compare o que entrou com o que saiu. Se não sobrou o que você esperava, as categorias mostram onde olhar.

Quem ainda anota conta no papel costuma descobrir diferença só quando o dinheiro some. O teste do caderninho mostra quanto isso pode custar. E se você quer treinar o gerente para cuidar disso, o curso Gerente de Loja, grátis na Academia Mais PDV, tem uma aula sobre o básico do Financeiro, com desafio.

Perguntas frequentes

Preciso lançar as vendas no Financeiro?
Não. As vendas do PDV entram no Financeiro sozinhas, como venda recebida (paga). Você só lança as despesas e as receitas que não passaram pelo caixa.

Esqueci de lançar uma conta que paguei no mês passado. E agora?
Lance hoje, marque Já pago e mude a Data do pagamento para o dia em que pagou. Ela entra no mês passado.

Qual a diferença entre Lançamento rápido e Novo Lançamento?
O rápido é uma janela só, com o essencial. O Novo Lançamento é o cadastro completo em passos, com categoria, observações e anexos.

Dá para anexar o comprovante?
Sim. No Novo Lançamento tem a parte de anexos, para guardar boleto, nota ou recibo junto da conta.

Depositei o dinheiro do caixa no banco. Lanço como despesa?
Não. Isso é sangria, só dinheiro mudando de lugar. Despesa é quando o dinheiro paga alguma coisa.