O resumo, pra quem tem 30 segundos
- Produto vencido na prateleira é prejuízo duas vezes: o custo do que vai pro lixo e a venda que não aconteceu — além do risco de vender vencido sem perceber, que é infração ao Código de Defesa do Consumidor.
- Controlar validade pelo cadastro do produto não funciona: o mesmo produto tem duas, três datas diferentes na gôndola. O controle certo é por lote.
- Um controle de validade que presta faz quatro coisas: registra o lote na entrada, baixa primeiro o que vence primeiro a cada venda, mostra o que venceu e o que está pra vencer, e avisa antes — sem ninguém precisar lembrar de olhar.
- No Mais PDV isso fica em Ferramentas → Controle de validade. Prints e passo a passo mais abaixo.
Se você tem pet shop, mercadinho, padaria, farmácia, loja de suplementos ou qualquer negócio que venda coisa com data na embalagem, você conhece a cena: o cliente pega o produto, olha o fundo, faz cara feia e devolve na prateleira. Ou pior — não olha, compra, descobre em casa e volta no dia seguinte com o produto na mão e a paciência no fim.
E o caso mais comum de todos não envolve cliente nenhum: é o dia em que alguém resolve conferir a gôndola e enche um saco de lixo com mercadoria que foi comprada, pagou imposto, ocupou espaço e nunca virou venda.
Quanto custa, de verdade, um produto vencido
A conta que a maioria faz é só o custo de compra: uma ração de R$ 120 venceu, perdi R$ 120. Mas a perda real é maior, porque aquele produto tinha uma venda esperada. Você não perdeu R$ 120: perdeu os R$ 120 que pagou e os R$ 180 que ia receber. E o espaço na prateleira, durante meses, não vendeu outra coisa no lugar.
Faça a conta de guardanapo com os seus números: quantos itens você jogou fora no último mês? Multiplique pelo preço de venda, não pelo custo. É esse o número que sai do seu caixa todo mês sem aparecer em relatório nenhum — porque venda que não aconteceu não vira dado.
E tem a parte que não é só dinheiro
O Código de Defesa do Consumidor (Lei 8.078/90, art. 18, § 6º) considera impróprio ao consumo o produto com prazo de validade vencido — e expor à venda mercadoria imprópria é infração, com multa e apreensão pela vigilância sanitária ou pelo Procon. Não precisa ter má-fé: basta a ração vencida estar na prateleira no dia da fiscalização.
Por que a planilha e o "campo validade" do cadastro não resolvem
Quase todo mundo já tentou uma das duas. As duas falham pelo mesmo motivo: validade não é do produto, é do lote.
Você compra ração da mesma marca todo mês. Na gôndola tem o saco que chegou em julho (vence em dezembro) e o que chegou em setembro (vence em março). É um produto no cadastro, com um campo de validade — que data você coloca ali? Qualquer uma que escolher está errada pra metade do estoque.
A planilha tem o problema inverso: ela até aceita uma linha por lote, mas não sabe o que você vendeu. Vendeu 5 sacos hoje? Alguém tem que lembrar de abrir a planilha e tirar 5 do lote certo. Ninguém lembra. Em duas semanas a planilha diz que há 12 sacos vencendo e na prateleira tem 3.
| Jeito | Onde quebra |
|---|---|
| Olhar a gôndola de vez em quando | Depende de alguém lembrar; acha o vencido depois que venceu |
| Campo "validade" no cadastro do produto | Uma data pra um produto que tem várias na prateleira |
| Planilha de lotes | Não sabe o que foi vendido; desatualiza em dias |
| Lote dentro do sistema de vendas | A venda baixa o lote sozinha; o sistema avisa antes de vencer |
O que um controle de validade precisa fazer
Quatro coisas. Se o sistema que você está avaliando não faz uma delas, vai virar planilha com outro nome.
1. Registrar o lote na entrada. Chegou a remessa: produto, número do lote (o que está impresso na embalagem), data de validade e quantas unidades. Tem que ser rápido — bipar o código de barras e digitar dois campos — senão ninguém registra.
2. Baixar primeiro o que vence primeiro. É a regra de ouro da gôndola: primeiro que vence, primeiro que sai (em inglês, FEFO). Quando a venda passa no caixa, o sistema tira a quantidade do lote mais antigo, sem o operador escolher nada. Isso é o que mantém o saldo de cada lote de pé sem trabalho manual.
3. Mostrar o que venceu e o que vai vencer. Uma tela só: vencidos, vencendo em 7 dias, vencendo em 30 dias. Vencendo em 7 dias é o que vai pra promoção hoje; vencido é o que sai da prateleira agora.
4. Avisar sem ninguém pedir. Ninguém abre relatório todo dia. O aviso tem que chegar onde a pessoa já está: no WhatsApp, no e-mail, na notificação do celular. E tem que chegar em quem resolve — o estoquista e o gerente, não só o dono.
Como fica no Mais PDV
O controle de validade está em Ferramentas → Controle de validade, disponível para assinante, gerente e estoquista. É assim:
Registrar o lote que chegou
Bipe o código de barras (com leitor ou com a câmera do celular) ou digite o nome do produto. Informe a validade, a quantidade e, se quiser, o número do lote da embalagem. O produto continua escolhido depois de salvar — o normal é cadastrar vários lotes da mesma entrega, um atrás do outro.
A venda baixa o lote sozinha
Aqui está a parte que a planilha nunca fez. Cada venda — no caixa, no delivery, na comanda ou na loja online — tira a quantidade do lote que vence primeiro. Quando o saldo do lote chega a zero, ele vira "esgotado" e some da lista. Cancelou a venda? A quantidade volta pro lote.
O que venceu sai do estoque com um clique
Tirou o produto vencido da prateleira? Clique em Descartar: o lote é encerrado e as unidades que sobraram saem do estoque do produto. Sem isso, o estoque continuaria contando mercadoria que já foi pro lixo — e você compraria menos do que precisa na próxima reposição.
Registrou errado?
Bipou o produto errado ou trocou a data? O ✕ apaga o registro do lote sem mexer no estoque. Descartar é para o produto que venceu; apagar é para o registro que estava errado.
O aviso chega antes de vencer
Todo dia o sistema confere os lotes e, se há algum vencido ou vencendo em até 7 dias, avisa assinante, gerente e estoquista por todos os canais: notificação no sistema, push no celular, e-mail e WhatsApp. O aviso lista cada lote com o prazo e o saldo, e para sozinho quando você resolve.
Como começar, na ordem certa
1. Não tente cadastrar o estoque inteiro no primeiro dia. Comece pelo que vence: percorra a gôndola uma vez, e registre um lote para cada produto com data — com a quantidade que está lá e a validade da embalagem. Uma hora de trabalho num pet shop médio.
2. A partir daí, registre na entrada. Chegou mercadoria, conferiu a nota, registrou o lote. Vira parte do recebimento, como conferir a quantidade.
3. Cadastre o WhatsApp de quem resolve. Em WhatsApp → Destinatários, coloque o número do estoquista e do gerente. O aviso das 7h chega em quem vai tirar o produto da prateleira, não só em quem paga a conta.
4. Use os "7 dias" como lista de promoção. O que vence esta semana não é prejuízo ainda — é produto com desconto. Etiqueta amarela, cesta de ofertas, cartaz no WhatsApp. Vender a R$ 15 o que custou R$ 12 é infinitamente melhor que jogar fora.
Isso é de graça pra quem já usa o Mais PDV
O Controle de validade faz parte do módulo de produtos — não é adicional nem plano à parte. Está em Ferramentas → Controle de validade, com o passo a passo na base de conhecimento.
Pare de descobrir o vencido depois que venceu
Cadastro de produtos, caixa, estoque por lote e aviso de validade — num sistema só, testado grátis.
Testar grátisPerguntas frequentes
Preciso digitar o número do lote?
Não. O número é opcional — o que importa é a data de validade e a quantidade. O lote ajuda quando o mesmo produto tem duas remessas com datas próximas e você quer saber qual é qual na prateleira.
E se eu vender mais do que o lote tem registrado?
A venda sai normalmente. O lote zera, e o que passou dele não é descontado de lugar nenhum — o sistema nunca segura uma venda por causa do controle de validade. Depois, corrija o saldo na linha do lote.
Funciona para produto vendido a granel (kg, litro)?
Funciona: a quantidade do lote aceita fração, e a venda por peso baixa o lote na mesma unidade.
O cliente vê a validade na loja online ou no delivery?
Não. O controle é interno, para o estoque. A venda por qualquer canal baixa o lote, mas a data não aparece pro cliente.
Dá pra saber quanto eu perdi com produto vencido?
O filtro "Esgotados e descartados" lista todos os lotes descartados, com a quantidade que sobrou em cada um. Multiplique pelo preço e você tem o número que este artigo pediu pra fazer na conta de guardanapo — só que exato.